La digitalización de documentos con carácter administrativo
La traslación de un documento de un soporte tradicional a una imagen digital es lo que conocemos como digitalización; esta práctica parece indisolublemente ligada al ámbito de la cultura.
Con cierta frecuencia, se puede ver en medios de comunicación no especializados alguna noticia relacionada con la digitalización de un fondo histórico o el legado de algún conocido autor o intelectual, lo que multiplica sus posibilidades de difusión y acceso. Sin embargo, también se ha aplicado con muchos beneficios en documentación de carácter administrativo, siendo ésta una faceta más desconocida pero no de menor importancia.
En las últimas décadas, asistimos a la transición del mundo del papel a un nuevo universo digital con enormes posibilidades, sin saber realmente si éste acabará por sustituir completamente a aquél. Las distintas políticas sobre documentación digital, en ocasiones, han entorpecido este proceso por ideas en exceso conservadoras y, por el contrario, en algunos casos la temeraria apuesta por las nuevas tecnologías ha producido alguna que otra pérdida definitiva de documentos con información valiosa y útil.
Nos encontramos, por tanto, en una situación de coexistencia; por ejemplo, las entidades financieras, que siguen usando como método de autentificación documental la firma autógrafa o el sello de tinta, digitalizan a diario toda la documentación en papel que genera su actividad. Por desgracia, esta práctica no está completamente extendida por igual en todas las ramas de la administración o en las empresas. Integrar el proceso de digitalización al principio del ciclo de vida de un documento proporciona importantes ventajas a usuarios e instituciones, como por ejemplo el ahorro de espacio, agilidad en la gestión, reproducción, la inmediatez en la recuperación, el acceso remoto e incluso la garantía de preservación cuando un documento pierda su utilidad administrativa en favor de valor histórico.
Es fundamental, por tanto, para cualquier empresa o institución, incorporar un proceso de digitalización a sus tradicionales usos archivísticos; que se adapte a sus particularidades, a la naturaleza de la documentación con que trabajan y a las necesidades de los trámites y las gestiones habituales en su actividad.
Las diferencias de procedimiento son grandes con respecto a documentación de carácter histórico o cultural. El principal problema se encuentra en que estos documentos, por su propia vigencia, pueden ser requeridos en cualquier momento y no tener una ubicación definida en función de la actividad que representen; también, en muchos casos, la información que contienen requiere de cláusulas de confidencialidad por tratar aspectos que pertenecen al secreto profesional o afectan al honor de las personas. Desaparecen, sin embargo, habituales trabas como el estado de conservación o la disparidad de soportes o formatos. Actualmente todas estas eventualidades se encuentran en un estado muy avanzado de estudio y ejecución, con un abanico amplio de soluciones que se adaptan a las necesidades de documentación e información.
Oskarbi Zubiarraín Mediavilla
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