La revisión de la norma ISO 15489 de gestión de documentos, llevó a plantearse al comité español la necesidad de que se convirtiera en algo más, en una norma de rango, en una norma internacional y también total.

El proceso de generación y aprobación de una ISO es complicada y las fases por las que ha de pasar la información hasta confirmar un documento o boceto consistente puede alargarse varios años. Los estadios son múltiples: preliminares, propuestas, creación de comités, evaluaciones de propuestas, fases de votación, registro…

En el año 2007 se llevó a cabo la revisión de la norma ISO 15489 de gestión de documentos y, gracias a una propuesta española de que la misma se convirtiera en norma de rango Management System Standars (MSS), se elevó a la Organización Internacional para la Estandarización (ISO).

El pasado 15 de agosto apareció la versión o borrador final de la misma (FDIS – Final Draft International Standard) que será aprobada y publicada a finales de octubre de este año.

¿Qué aporta de nuevo esta familia de normas ISO 30300? A grandes rasgos cualquier sistema integrado de gestión, una vez publicada esta norma, ha de ser la suma de: calidad + medioambiente + seguridad de la información + prevención de riesgos laborales + gestión documental. De ahí que la podamos llamar la norma TOTAL. Hay que dejar claro que esta norma no invalida para nada las anteriores normas en relación a los sistemas de documentación, al contrario, se intenta que se compatibilicen y complementen.

¿Por qué es interesante esta norma para las empresas? Además de lo planteado anteriormente, porque tiene una interpretación que está en consonancia con la filosofía actual de las empresas que se esfuerzan en establecer una infraestructura de valoración del rendimiento y luchan por la mejora continua de sus procesos.

Francesca Marí Domènec

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Durante todos estos años, y entre otros propósitos, la Biblioteca Virtual Joan Lluís Vives, la Vives, ha sabido aunar esfuerzos de forma acertada para facilitar la consulta del Patrimonio Histórico del área de dominio lingüístico catalán disperso por todo el orbe, y en particular de todo aquel material de difícil o de restringido acceso. El sistema de búsqueda, localización y presentación de contenidos en esta Biblioteca Digital ha sido desde sus inicios, con sus especificidades evidentes, el mismo que el esquema de recuperación de la información que ha adoptado Cervantesvirtual como criterio; el objetivo fundamental, guiado siempre por las premisas del rigor científico y la calidad, también idéntico: intercambiar conocimientos e ideas y abrir nuevas fronteras y miradas a una lengua y a toda una cultura, en este caso representada por un menor número de hablantes pero no por ello menos rica e interesante.

Desde su creación en 2004, la empresa Taller Digital de la Universidad de Alicante, que cuenta entre sus clientes principales con la Fundación de la Cervantes, ha concentrado todos sus mejores recursos y capital humano, de equipo y creativo, asesorados por un Comité de especialistas dirigido desde la Universidad de Alicante, en contribuir a extender y a dignificar todo este Patrimonio. Y todo ello con la inestimable colaboración de diferentes instituciones públicas, desde la Acadèmia Valenciana de la Llengua pasando por el Institut d’Estudis Catalans (ambas, corporaciones de referencia internacional en materia lingüística) hasta la Hispanic Society de Nueva York en la que se atesoran incunables de autores de indudable valor o también diferentes Universidades (Barcelona, Salamanca, Zaragoza…), en el marco de otras iniciativas más amplias de participación y publicación en Internet.

Gabriel Marí i Domènec

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Con cierta frecuencia, se puede ver en medios de comunicación no especializados alguna noticia relacionada con la digitalización de un fondo histórico o el legado de algún conocido autor o intelectual, lo que multiplica sus posibilidades de difusión y acceso. Sin embargo, también se ha aplicado con muchos beneficios en documentación de carácter administrativo, siendo ésta una faceta más desconocida pero no de menor importancia.

En las últimas décadas, asistimos a la transición del mundo del papel a un nuevo universo digital con enormes posibilidades, sin saber realmente si éste acabará por sustituir completamente a aquél. Las distintas políticas sobre documentación digital, en ocasiones, han entorpecido este proceso por ideas en exceso conservadoras y, por el contrario, en algunos casos la temeraria apuesta por las nuevas tecnologías ha producido alguna que otra pérdida definitiva de documentos con información valiosa y útil.

Nos encontramos, por tanto, en una situación de coexistencia; por ejemplo, las entidades financieras, que siguen usando como método de autentificación documental la firma autógrafa o el sello de tinta, digitalizan a diario toda la documentación en papel que genera su actividad. Por desgracia, esta práctica no está completamente extendida por igual en todas las ramas de la administración o en las empresas. Integrar el proceso de digitalización al principio del ciclo de vida de un documento proporciona importantes ventajas a usuarios e instituciones, como por ejemplo el ahorro de espacio, agilidad en la gestión, reproducción, la inmediatez en la recuperación, el acceso remoto e incluso la garantía de preservación cuando un documento pierda su utilidad administrativa en favor de valor histórico.

Es fundamental, por tanto, para cualquier empresa o institución, incorporar un proceso de digitalización a sus tradicionales usos archivísticos; que se adapte a sus particularidades, a la naturaleza de la documentación con que trabajan y a las necesidades de los trámites y las gestiones habituales en su actividad.

Las diferencias de procedimiento son grandes con respecto a documentación de carácter histórico o cultural. El principal problema se encuentra en que estos documentos, por su propia vigencia, pueden ser requeridos en cualquier momento y no tener una ubicación definida en función de la actividad que representen; también, en muchos casos, la información que contienen requiere de cláusulas de confidencialidad por tratar aspectos que pertenecen al secreto profesional o afectan al honor de las personas. Desaparecen, sin embargo, habituales trabas como el estado de conservación o la disparidad de soportes o formatos. Actualmente todas estas eventualidades se encuentran en un estado muy avanzado de estudio y ejecución, con un abanico amplio de soluciones que se adaptan a las necesidades de documentación e información.

Oskarbi Zubiarraín Mediavilla

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Cuando nos acercamos a la librería o a la biblioteca para elegir un ejemplar lo hacemos en función de la utilidad que vayamos a darle. Por ejemplo, si quiero leer un cuento o una novela, no me importará escoger una edición de bolsillo, es más, quizá sea esa la que elija para llevar el libro cómodamente y disponer de él en cualquier momento y lugar. Pero, si quiero profundizar en una obra de creación, elegiré una edición crítica, por lo general, discriminaré incluso de qué especialista la quiero.

Y esto sólo como punto de partida porque, a partir de aquí, las posibilidades son múltiples: si prefiero un tipo de papel a otro por ser más agradable al tacto, si prefiero letra grande porque sufro de vista cansada, si me gustan los libros con tapas duras porque son más resistentes,… Y toda esta elección la hacemos de una forma casi intuitiva. Finalmente, cuando tenemos el ejemplar en la mano, sabemos que ése es el que buscábamos. Nuestra elección es el resultado de todo ese análisis casi inconsciente.

Actualmente, la cantidad de libros y documentos varios que circulan por la red es ingente. No obstante, sabemos que el libro digital jamás podrá sustituir al libro físico, y no sólo es una cuestión de que el libro digital no transmita sensaciones agradables porque no lo tocamos, no lo olemos, no vemos su volumen en conjunto… o porque estemos obligados a visualizarlo a través de un ordenador, condicionándonos la postura o situación en la que lo leemos. Hay algo más que, en cierto modo, nos incomoda… Ese algo quizá sea la poca capacidad de elección que, como lectores, nos dejan, sobre todo en lo que al formato se refiere. ¿Cuántas veces han tecleado el título de un artículo en un buscador, lo han encontrado y luego no han podido visualizarlo por el peso de los archivos PDF? ¿Cuántas veces se han encontrado leyendo un texto interesantísimo y, de repente, hay un corte en la paginación porque de lo que se trata es de solicitar la compra del ejemplar? El proceso comunicativo básico (emisor-receptor), cuando estamos en línea, se complica enormemente en función de agentes que interfieren movidos por intereses dispares; el peligro está en que llegue a romperse dicho proceso, quedando sólo la difusión.

La gran cantidad de libros digitales que hay en la red, sin duda, constituye un gran avance en cuanto a difusión, pero si realmente queremos que esa «puesta en digital» sea eficaz, se hace imprescindible un análisis previo del interés de los usuarios para acercarse a él. El resultado de este análisis determinará qué formato de publicación es el más adecuado. A modo de ejemplo:

• Si de lo que se trata es de preservar el original y de ser fieles al documento, lo más adecuado es presentarlo con una imagen en color.
• Si lo que se quiere es hacer búsquedas, el modo de presentación es en un PDF con OCR.
• Si lo que busco es un acceso rápido al documento y que me dé la posibilidad de aplicar distintas herramientas lingüísticas, necesito un formato accesible como HTML, preferiblemente generado desde un XML.

Y así, podríamos continuar, pensando en las funcionalidades y sopesando la conveniencia de considerar algunos matices como el peso, la legibilidad, etc.

En el Taller Digital, encontrará el asesoramiento necesario para pasar su documentación física a digital de una manera efectiva porque, gracias a nuestra experiencia trabajando con archivos y bibliotecas digitales, primero recabamos información, luego la ordenamos y finalmente la analizamos para orientar sobre las posibilidades y prestaciones según se decanten por un formato u otro. Los resultados son óptimos cuando las expectativas se cumplen.

Julia Bernal Ferriz

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A lo largo de los últimos siglos la difusión de la imprenta, la alfabetización de la sociedad, el abaratamiento de los costes de edición y la creación de una cultura libraria convirtieron al libro en un útil necesario para cualquier persona culta, para cualquier profesional.

El papel de la biblioteca moderna ha pasado de ser conservadora de la información a productora y difusora de información. En todas las parcelas de la sociedad, están cada vez más presentes los medios audiovisuales y los soportes electrónicos e informáticos.

El crecimiento de la producción de información y la invención de las aplicaciones digitales al tratamiento de textos han hecho más manejable y accesible el control de la inmensa cantidad de datos. El acceso a Internet supone la entrada a un mundo caótico repleto de información, que hace que el papel del bibliotecario se vea aumentado, al tener que llevar a cabo tareas de selección y síntesis de contenidos de interés para el usuario.

Son muchas las estrategias que los bibliotecarios y expertos en sistemas de control de la información han puesto en práctica para catalogar, administrar y suministrar esas cantidades de información disponibles, y en ese proceso ha sido incesante la incorporación de los nuevos recursos tecnológicos.

Las Bibliotecas ya no cuentan solamente con materiales impresos. El medio electrónico constituye un soporte de transmisión de conocimientos científicos, tecnológicos, humanísticos, debido al alto grado de información concentrada en las redes y el alto valor que representan las bases de datos y catálogos en línea, para estos lugares donde se concentra tanta información y que genera tanto conocimiento.

Por ello, una biblioteca digital es una biblioteca tradicional, que cuenta con terminales para que los usuarios tengan acceso a los servicios de consulta en red. Ofrecen los mismos servicios que una biblioteca tradicional, mediante el empleo de herramientas tecnológicas que facilitan el almacenamiento, la búsqueda y la recuperación electrónica.

Los nuevos sistemas deben adecuarse a las características y necesidades de los usuarios, los cuales son los protagonistas del estudio de cualquier proceso informativo. El profesional de la información debe tener unos conocimientos y técnicas que faciliten la recuperación precisa y exhaustiva de la información para el usuario.

La información es algo objetivo, que refleja una correspondencia exacta con la realidad, que tiene un significado constante. Se concibe como una realidad física que existe independientemente de cualquier proceso que ocurre en la mente del usuario y centra el interés de la investigación.

Se considera Internet como uno de los logros más importantes del establecimiento de la autopista de la información. Las tecnologías de la información son relevantes para la sociedad futura. La introducción de una red eficaz de comunicación y alta velocidad, más los sistemas informáticos asociados a ellas, tendrán un impacto esencial en todos los aspectos de nuestras vidas.

Esperanza Castelar Amigot

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En el Antiguo Egipto se escribía sobre papiro; en la Edad Media, sobre un pergamino elaborado con pieles de cabra o carnero, y así hasta llegar al papel que conocemos hoy día. Pero es con la aparición de la informática cuando se produce un cambio radical. Los escáneres, las cámaras digitales, los programas de escritura, los de reconocimiento óptico de caracteres y, sobre todo, Internet como medio de difusión relegan al papel a un segundo plano. Surgen las ediciones digitales de los periódicos y revistas, las bibliotecas virtuales, los libros electrónicos… Nace un nuevo concepto: la digitalización de documentos. Con este proceso se consigue la divulgación de la información y la preservación de los originales.

Cada vez son más las empresas, ayuntamientos, organismos oficiales, bibliotecas, archivos, registros… que han optado por la digitalización de sus documentos. ¿Qué persiguen con ello?:

1. Conservar: consultar una copia digital evita el desgaste o rotura del documento, sobre todo de aquellos que son más frágiles o antiguos.
2. Almacenar: ahorra espacio físico.
3. Crear una copia de seguridad por si el original sufriese algún deterioro.
4. Tratamiento: permite la restauración digital del documento original.
5. Hacer los documentos accesibles a un mayor número de público.

Cada organismo debe evaluar cuáles son sus necesidades a la hora de digitalizar sus fondos. Dependiendo de ellas, variará la forma de realizar el proceso. Si hemos de actuar sobre libros de fondo antiguo o documentos frágiles de gran valor, primará la reproducción exacta de gran calidad para su preservación; si se trata de documentos para consultar simplemente en red, la labor de digitalización varía, pues se ha de priorizar la accesibilidad, más que la gran calidad.

Mamen López Iborra

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Parafraseando a José María Merino, «la relación de la lectura y las TIC ha sido la de habituación a un lenguaje y soportes que no eran los de siempre, en un contexto donde el libro o la lectura lineal eran los referentes más comunes».

La edición electrónica juega un papel importante en este cambio de lectura. La publicación electrónica y los nuevos cambios de lectura han traído consigo una forma diferente de transmitir la información a los lectores. El Taller Digital participa en este proceso de transformación de forma directa, publica en formato digital muchas revistas científicas manteniendo la misma calidad, continuidad y presentación que en el formato impreso, pero a través del medio de difusión diferente y más ágil. También se integran otro tipo de materiales como las tesis doctorales, tesinas o trabajos de investigación cuya difusión sería escasa o nula si se publicara en papel.

¿Cuáles son las ventajas de este tipo de publicación? Algunas de ellas son: la reducción de costes editoriales; fácil distribución; rapidez en la comunicación entre lectores y autores; velocidad en la publicación; mayor interacción entre autores y lectores; facilidad de acceso, etc.

Estamos frente a una nueva creación del concepto de lectura y escritura, una fusión que nos crea textos electrónicos inestables y elásticos dentro de la tarea de edición, que pueden ser continuados, corregidos, modificados; en definitiva, re-leídos y re-escritos. Los roles se configuran y ya no se puede hablar de un escritor y de un lector como entidades separadas, sino de un escrilector…».

Ahora es posible leer y escribir, hacerlo en grupo y colectivamente, no sólo la interactividad sino la hipertextualidad. El ciberespacio social inaugura la metáfora de la configuración de mundos distintos a partir del espacio virtual. El profesor Roland Barthes señala que «desde el hipertexto, toda lectura es un acto de escritura». Internet se ha convertido en un lugar excelente para la escritura colectiva, no necesariamente adscrita a la rueda editorial tradicional. El Taller Digital de la Universidad de Alicante contribuye a desarrollar estos aspectos.

Julia Puig Añón

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Se multiplican los artículos y los libros sobre leyes, consejos, lecciones, avisos, advertecias: Cree un portal WAP en 12 pasos; diseñe una página web en 16 lecciones; 5 consejos para posicionarse en los buscadores?

Este 9 consejos previos para realizar un buen trabajo de digitalización no podía ser menos.

Casi seguro que durante nuestro trabajo diario nos hemos tenido que enfrentar a la digitalización de materiales. Antes de realizar cualquier proyecto siempre hacemos una reflexión de cómo hemos de hacerlo pero en el caso de la digitalización, al ser considerado un trabajo mecánico, muchas veces lo iniciamos sin hacernos unas preguntas previas.

1. Pregúntese primero ¿qué se ha de digitalizar? ¿se digitaliza todo? ¿Cómo se quiere presentar posteriormente? ¿Para web o para uso personal? ¿Va a haber preservación de estos materiales? Para resolver estas cuestiones siga leyendo? esta es nuestra propuesta:
2. La toma de contacto con los materiales: es esencial conocer el tipo de materiales que nos vamos a encontrar, si son fotografías, si es papel, libros, microfilms, objetos. Fijarnos sobretodo en las dimensiones, el tipo y color del papel y también el tipo y color de las grafías para tomar las decisiones de digitalizar en blanco y negro, escala de grises.
3. Tomar la decisión de qué dispositivos de digitalización van a ser los más adecuados: escáner normal, escáner A3, cámara digital, microfilmadora-escáner?
4. La creación de unos parámetros generales: en el caso de la digitalización con reconocimiento de textos es necesario ajustar los referidos al tamaño de la obra, la orientación y el idioma.
5. Para el caso de la digitalización y tratamiento en formato imagen debemos tener en cuenta los parámetros de brillo y contraste, el formato, la resolución y el modo; los retoques no los tratamos a excepción de aquellos casos en que la imagen haya perdido el color, el tono.
6. La numeración de los archivos: en algunos casos se convierte en un problema posterior a la hora de encontrar las imágenes y de organizarlas. Establecer un protocolo a la hora de numerar o nombrar las imágenes es básico pero a todos nos ha pasado perder imágenes y tenerlas desorganizadas una vez digitalizadas. No tiene sentido digitalizar materiales si no sabes cómo los vas a clasificar.
7. Intentar, en la medida de las posibilidades (dependerá de los materiales a digitalizar y de los dispositivos utilizados), el realizar una digitalización de la mayor calidad posible para poder convertir a diferentes formatos en el caso de las imágenes y utilizarlos para diferentes finalidades.
8. Tener previsto el espacio para guardar los materiales digitalizados, al menos en dos lugares diferentes pues errores humanos y errores tecnológicos incontrolables pueden ocurrir.
9. Comprobar la calidad de los resultados: revisar que la digitalización sea lo más parecida al original con lo que se hace posible la mejora de las imágenes con legibilidad reducida y que se pueden encontrar con facilidad las imágenes.

Francesca Marí i Domènec

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