La revisión de la norma ISO 15489 de gestión de documentos, llevó a plantearse al comité español la necesidad de que se convirtiera en algo más, en una norma de rango, en una norma internacional y también total.

El proceso de generación y aprobación de una ISO es complicada y las fases por las que ha de pasar la información hasta confirmar un documento o boceto consistente puede alargarse varios años. Los estadios son múltiples: preliminares, propuestas, creación de comités, evaluaciones de propuestas, fases de votación, registro…

En el año 2007 se llevó a cabo la revisión de la norma ISO 15489 de gestión de documentos y, gracias a una propuesta española de que la misma se convirtiera en norma de rango Management System Standars (MSS), se elevó a la Organización Internacional para la Estandarización (ISO).

El pasado 15 de agosto apareció la versión o borrador final de la misma (FDIS – Final Draft International Standard) que será aprobada y publicada a finales de octubre de este año.

¿Qué aporta de nuevo esta familia de normas ISO 30300? A grandes rasgos cualquier sistema integrado de gestión, una vez publicada esta norma, ha de ser la suma de: calidad + medioambiente + seguridad de la información + prevención de riesgos laborales + gestión documental. De ahí que la podamos llamar la norma TOTAL. Hay que dejar claro que esta norma no invalida para nada las anteriores normas en relación a los sistemas de documentación, al contrario, se intenta que se compatibilicen y complementen.

¿Por qué es interesante esta norma para las empresas? Además de lo planteado anteriormente, porque tiene una interpretación que está en consonancia con la filosofía actual de las empresas que se esfuerzan en establecer una infraestructura de valoración del rendimiento y luchan por la mejora continua de sus procesos.

Francesca Marí Domènec

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Los portales de muchas Administraciones públicas ya permiten el acceso, la consulta y comunicación con los ciudadanos. A partir de ahora, estos procesos se van a generalizar en todos los ámbitos administrativos, de acuerdo con la legislación española y europea.

El archivo es un servicio más dentro de la estructura orgánico-funcional de cualquier entidad pública o privada. No es un almacén sino el conjunto orgánico de documentos que una entidad produce y recibe en el ejercicio de sus funciones, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Los documentos que custodia el archivo reflejan la memoria como testimonio de los hechos producidos y garantía de los derechos y deberes de los ciudadanos en una sociedad democrática.

Desde hace tiempo se pueden consultar los catálogos bibliográficos de muchas bibliotecas y los fondos documentales de diversos archivos. Es el resultado de ambiciosos planes de digitalización que permiten acceder al propio documento. Un buen ejemplo es la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, que desarrolla técnicamente el Taller Digital de la Universidad de Alicante, con acceso al archivo de Carlos Esplá y al Gabinete de Antigüedades de la Real Academia de la Historia.

El Taller Digital de la Universidad de Alicante es una empresa tecnológica que ofrece múltiples servicios en el ámbito del desarrollo de aplicaciones informáticas, creación de páginas web, diseño gráfico, edición digital, gestión documental y digitalización. Así, por ejemplo, cabe destacar la digitalización de fondos documentales como la colección de números de una revista o series documentales de un archivo. Entre los últimos trabajos realizados se encuentra la digitalización y gestión documental de revistas y monografías del Servicio de Publicaciones de la Universidad de Salamanca, además de series documentales del Archivo Municipal de Aspe.

En el contexto de la Administración electrónica, el archivo adquiere una posición estratégica en el proceso de gestión integral de la documentación, desde el mismo momento en el que se crea el documento, pasando por todo el trámite administrativo y su depósito final en el archivo, como garantía del principio constitucional de transparencia, eficacia y agilidad en la gestión y herramienta para preservar el patrimonio histórico-documental. El Taller Digital de la Universidad de Alicante tiene el encargo de crear diversas aplicaciones digitales para el Instituto Asturiano de Administración Pública, un centro pionero en España en el uso de las nuevas tecnologías en el ámbito de la Administración.

José Manuel Díez Fuentes

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A lo largo de los últimos siglos la difusión de la imprenta, la alfabetización de la sociedad, el abaratamiento de los costes de edición y la creación de una cultura libraria convirtieron al libro en un útil necesario para cualquier persona culta, para cualquier profesional.

El papel de la biblioteca moderna ha pasado de ser conservadora de la información a productora y difusora de información. En todas las parcelas de la sociedad, están cada vez más presentes los medios audiovisuales y los soportes electrónicos e informáticos.

El crecimiento de la producción de información y la invención de las aplicaciones digitales al tratamiento de textos han hecho más manejable y accesible el control de la inmensa cantidad de datos. El acceso a Internet supone la entrada a un mundo caótico repleto de información, que hace que el papel del bibliotecario se vea aumentado, al tener que llevar a cabo tareas de selección y síntesis de contenidos de interés para el usuario.

Son muchas las estrategias que los bibliotecarios y expertos en sistemas de control de la información han puesto en práctica para catalogar, administrar y suministrar esas cantidades de información disponibles, y en ese proceso ha sido incesante la incorporación de los nuevos recursos tecnológicos.

Las Bibliotecas ya no cuentan solamente con materiales impresos. El medio electrónico constituye un soporte de transmisión de conocimientos científicos, tecnológicos, humanísticos, debido al alto grado de información concentrada en las redes y el alto valor que representan las bases de datos y catálogos en línea, para estos lugares donde se concentra tanta información y que genera tanto conocimiento.

Por ello, una biblioteca digital es una biblioteca tradicional, que cuenta con terminales para que los usuarios tengan acceso a los servicios de consulta en red. Ofrecen los mismos servicios que una biblioteca tradicional, mediante el empleo de herramientas tecnológicas que facilitan el almacenamiento, la búsqueda y la recuperación electrónica.

Los nuevos sistemas deben adecuarse a las características y necesidades de los usuarios, los cuales son los protagonistas del estudio de cualquier proceso informativo. El profesional de la información debe tener unos conocimientos y técnicas que faciliten la recuperación precisa y exhaustiva de la información para el usuario.

La información es algo objetivo, que refleja una correspondencia exacta con la realidad, que tiene un significado constante. Se concibe como una realidad física que existe independientemente de cualquier proceso que ocurre en la mente del usuario y centra el interés de la investigación.

Se considera Internet como uno de los logros más importantes del establecimiento de la autopista de la información. Las tecnologías de la información son relevantes para la sociedad futura. La introducción de una red eficaz de comunicación y alta velocidad, más los sistemas informáticos asociados a ellas, tendrán un impacto esencial en todos los aspectos de nuestras vidas.

Esperanza Castelar Amigot

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El control de versiones se ha entendido como el proceso de análisis de la gestión de los diferentes cambios que se producen sobre los elementos que conforman algún producto o proceso. El sistema de control de versiones facilita a los usuarios la administración de los mismos y el saber en cada momento en qué fase se encuentran.

El concepto en sí parece que no ha empezado a adquirir verdadero valor hasta que la industria informática ha implantado sus programas de control.

La noción de versión procede, sin duda alguna, de la industria librera antes de que ésta se entiendiera como tal. El cotejo de las versiones de los clásicos ha generado innumerables estudios críticos, si hubiera habido entonces un sistema de control de versiones y estuvieran estipulados todos los cambios, la conveniencia de estos estudios estaría fuera de lugar, nos hubiéramos perdido muchos matices, hubiéramos ganado en practicidad.

Verdaderamente, no es asimilable un sistema de control de versiones con un gestor documental, pero del buen funcionamiento del almacenaje de documentos subyace la utilidad del control de versiones:

• El gestor documental puede convertirse en el almacén de archivos de textos, imágenes, documentación en general…
• Es capaz de posibilitar los cambios sobre esos elementos almacenados (renombrar, borrar, añadir, mover, y como no, destruir…)
• Funciona, al mismo tiempo, como registro de todas las acciones realizadas sobre cada uno de los elementos
• Facilita el recuperar estados anteriores de los productos y elementos
• Hace viable la posibilidad de crear informes

Un sistema de control de versiones facilita el tenerlas reconocidas, en observancia, reguladas, pero puede producir el efecto contrario: que la multiplicidad engrose el espacio que ocupa y no enriquezca, de ninguna manera, el producto final.

Francesca Marí Domènec

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La definición de un gestor documental no va más allá de un sistema que aglutine toda la información necesaria para el funcionamiento del día a día de una empresa. Sistema que hoy se ha hecho imprescindible para cualquier organización que quiera tener controlada toda su documentación.

Las ventajas se multiplican hasta el infinito pero vamos a nombrar aquí unas cuantas:

• Encontrar la documentación: parece algo obvio pero en una empresa en la que las personas se dispersan en diferentes localizaciones permite poder disponer de información al instante.
• La eliminación del papel con el consecuente ahorro de costes.
• Permite el control de los procesos de trabajo.
• Facilita el flujo de la información entre los diferentes trabajadores pues toda la información está disponible.
• Suministra una serie de información empaquetada utilizable para la administración que optimiza esa clase de tareas que se llevan a cabo normalmente de forma manual.
• Todos los procesos llevan un registro con lo cual se crean archivos históricos que permiten realizar estudios posteriores.
• Vincula a todas las áreas de una empresa pues es la reproducción de una cadena de trabajo pero a nivel digital que marca claramente las definiciones de todas las responsabilidades.
• Proporciona una herramienta más para el seguimiento de la calidad, los tiempos y los costes.

Un gestor documental responde pues a lo que en el mundo empresarial podríamos llamar las claves y también las premisas del éxito pues proporciona todo en uno: Agilidad, control, automatización, reducción visible de costes, optimización y calidad.

Francesca Marí Domènec

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